Seis consejos para planificar eventos y que todo salga a la perfección

En Alpha Crew, conocemos a la perfección todos los entresijos del sector de los eventos. En los nueve años transcurridos desde la fundación de Alpha Crew, hemos trabajado en innumerables festivales, conciertos, conferencias y muchos otros eventos, y hemos sido testigos de numerosos éxitos, así como de algunas operaciones que no han salido del todo bien.

Sabemos que la planificación de eventos supone una gran presión para los productores y nuestro objetivo es ofrecerles todo nuestro apoyo y aliviar parte de ese estrés. Las lecciones que hemos aprendido como equipo de eventos han sido muy valiosas y tratamos de inculcar una cultura de mejora continua entre nuestro equipo. Son esas importantes lecciones las que nos han llevado a desarrollar estos seis procesos para ayudar a optimizar la producción de eventos para nuestros clientes.

1. Empezar con ventaja

Sabemos que la planificación de eventos puede ser estresante y que, a menudo, pueden surgir cambios o retrasos hasta el último minuto. Para contrarrestar esto, en Alpha Crew nos esforzamos por llegar siempre entre 10 y 15 minutos antes de la hora prevista. De este modo, estamos listos para empezar en cuanto nuestro cliente nos da la señal y podemos ayudar a preparar cualquier cambio o ajuste de última hora.

2. Cronogramas e itinerarios

Un requisito que pedimos a todos nuestros clientes es que nos envíen un documento informativo detallado con antelación al evento. Esta información suele incluir cuántos días llevará el montaje y cuántas fases tendrá el trabajo. De este modo, podemos prepararnos lo mejor posible con antelación para que, cuando llegue el momento de la acción, todo el mundo sepa qué hay que hacer, dónde, cuándo y quién debe hacerlo. Siempre pedimos a los clientes que nos faciliten toda la información posible para poder ser más eficientes in situ.

3. Buena comunicación

Mantener una comunicación fluida con todas las partes implicadas es una parte esencial de la gestión de eventos. Proporcionamos a todos los miembros de nuestro equipo walkie-talkies en todos los trabajos de proveedores preferentes para poder estar en contacto durante toda la jornada. La comunicación regular nos permite estar al tanto de cualquier problema o cambio y resolverlos de forma rápida y eficaz.

4. Asignación de responsabilidades

La delegación de tareas es importante para que cada trabajo sea realizado por la persona más adecuada y que nadie tenga que asumir una carga excesiva. En cada trabajo, nuestro personal cuenta con un jefe de equipo senior que se encarga de supervisar todo el trabajo y las tareas específicas de ese trabajo. Antes de empezar, el personal mantiene una «charla informativa» en la que se establecen los plazos para cada tarea individual. Al tener una estructura clara en cuanto al personal y las responsabilidades, los trabajos se hacen más fáciles, más eficientes y es un placer trabajar en ellos.

5. Estar preparados para cualquier cosa

Queremos asegurarnos de que nuestros clientes sepan que estamos preparados para cualquier cosa en cada trabajo que realizamos. Podemos solucionar fácilmente cualquier cambio o problema y ofrecer a nuestros clientes la tranquilidad de saber que sus tareas están en las mejores manos. Una forma de garantizarlo es proporcionando a nuestro personal nuestros propios kits de herramientas Alpha Crew, que contienen herramientas y equipos de última generación. Estos se revisan antes de cada trabajo para que el equipo sepa que tiene todo lo necesario y pueda afrontar cualquier reto con total preparación.

6. Seguridad frente a la COVID

Un proceso clave de Alpha Crew que hemos implementado como resultado de los últimos dos años es la seguridad y la concienciación sobre la COVID. Contamos con supervisores COVID totalmente capacitados como parte de nuestro equipo para ayudarnos a supervisar nuestro trabajo y a nuestro personal, con el fin de garantizar que todo y todos estén seguros frente a la COVID y sigan los procedimientos y directrices correctos. Al asegurarnos de que se toman todas las medidas necesarias, los trabajos se desarrollan de forma más fluida y segura.