¿Qué ocurre durante el montaje y desmontaje de un evento? Un cronograma de lo que ocurre entre bastidores

Los asistentes ven el evento ya terminado. No ven los días de trabajo previos a la apertura de puertas, ni las horas posteriores al cierre, cuando hay que desmontarlo todo de nuevo. Ese trabajo consiste en el montaje y el desmontaje. El montaje (a veces denominado «carga» o «instalación») convierte un recinto vacío en un espacio funcional para el evento. El desmontaje (o 'load-out') lo desmonta todo y devuelve el recinto a su estado original. Ambos procesos se llevan a cabo con plazos muy ajustados, a menudo durante la noche, y ambos dependen de contar con el equipo adecuado en el lugar adecuado en el momento adecuado. A continuación te explicamos, paso a paso, cómo es un montaje y desmontaje típicos.

Antes del montaje: planificación y sesión informativa

Un buen montaje comienza semanas antes de que nadie llegue al recinto. El equipo de producción comparte planos, calendarios y normas del recinto, y la empresa de personal calcula cuántas personas se necesitan para cada fase y qué habilidades deben tener.

Los detalles clave se confirman con antelación:

• Horarios de acceso al recinto, incluyendo posibles toques de queda o restricciones de ruido
• Franjas horarias para la zona de carga y movimientos de vehículos
• Requisitos de salud y seguridad, incluidos el EPI y las sesiones de formación inicial en el recinto
• Horas de presentación para cada turno del equipo

El día anterior, el equipo recibe instrucciones con la dirección, la hora de presentación, la persona de contacto en el recinto y lo que deben traer. Pequeños detalles como el aparcamiento o dónde registrarse pueden suponer una hora de retraso el mismo día si se pasan por alto.

El montaje: de una sala vacía a un espacio para eventos

Los montajes suelen seguir el mismo orden, ya que cada fase depende de la anterior.

1. Llegada y sesión informativa. El equipo se registra, recibe una sesión informativa sobre seguridad y el jefe de equipo lo divide en grupos.
2. Descarga. Los camiones se descargan en el muelle de carga y el material se traslada al lugar donde se necesita. Esta suele ser la parte más exigente físicamente de la jornada.
3. Montaje y estructuras. Todo lo que cuelga o soporta peso se instala primero: trusses, estructuras de iluminación, escenarios y cualquier estructura de gran tamaño.
4. Montaje técnico. Los equipos de iluminación, sonido y vídeo instalan y prueban su equipo, con el apoyo del equipo técnico para el tendido de cables y el posicionamiento.
5. Escenografía y mobiliario. Se instalan y decoran los soportes, los decorados, la señalización de marca, el mobiliario y el atrezo.
6. Revisiones finales y limpieza. Se retiran los embalajes y los residuos, se comprueban las vías de paso y se entrega el espacio para los ensayos.

El montaje puede llevar unas pocas horas en el caso de una pequeña recepción o varios días si se trata de una gran exposición o un festival. Los horarios suelen variar a lo largo del día, por lo que contar con personal capaz de adaptarse rápidamente marca una gran diferencia.

Durante el evento

Una vez que se abren las puertas, parte del personal permanece en el recinto. Se encargan de los cambios entre sesiones, mueven el mobiliario, reponen existencias en las zonas correspondientes y arreglan cualquier cosa que requiera atención. Cuando la seguridad forma parte del encargo, el equipo también gestiona los puntos de acceso y vela por la seguridad de los invitados y del material.

Es también en este momento cuando se confirma el plan de desmontaje, para que todo el mundo sepa en qué orden se desmontará todo.

El desmontaje: desmontarlo todo

El desmontaje suele comenzar tan pronto como se marcha el último invitado, y se realiza más rápido que el montaje. Los recintos suelen necesitar recuperar el espacio a una hora determinada, por lo que hay poco margen para retrasos.

1. Despejar el suelo. Primero se retiran los muebles, el atrezo y los objetos sueltos para crear espacio y poder trabajar con seguridad.
2. Desmontar el decorado. Se desmontan y se embalan los soportes, la señalización de marca y los elementos del decorado.
3. Desmontaje técnico. Los equipos audiovisuales desmontan su equipo mientras el personal enrolla los cables y empaqueta las cajas.
4. Desmontar las estructuras. Los sistemas de suspensión, las vigas y el escenario se desmontan en último lugar, en el orden inverso al que se montaron.
5. Carga. El material se carga en los camiones en el orden acordado, para que llegue al siguiente emplazamiento o almacén listo para su uso.
6. Entrega del recinto. Se despeja el espacio, se revisa y se da por finalizado el trabajo con el equipo del recinto.

Un embalaje cuidadoso es tan importante como la rapidez. El material dañado o embalado en el camión equivocado supone una pérdida de tiempo y dinero en el siguiente trabajo.

Qué hace que el montaje y el desmontaje se desarrollen sin problemas

La mayoría de los problemas en el recinto se reducen a tres cosas: planes poco claros, falta de personal o personal que no conoce el trabajo. Para que todo salga bien, es necesario:

• Un calendario claro compartido con todos con antelación
• El número adecuado de personal para cada fase, incluyendo personal suficiente para el desmontaje
• Jefes de equipo con experiencia que puedan mantener a los equipos en marcha cuando cambien los planes
• Personal que comprenda las normas del recinto y trabaje de forma segura

Alpha Crew proporciona personal para eventos con experiencia para montajes y desmontajes en todo el Reino Unido, Francia, España, Alemania y Nueva York. Para hablar sobre el personal para tu próximo evento, ponte en contacto con nosotros.