Los eventos en estadios son operaciones a gran escala con innumerables elementos en movimiento entre bastidores. La magnitud de estas producciones exige un equipo numeroso y cualificado que trabaje de forma coordinada en las tareas de montaje, seguridad, asistencia técnica y logística. Una operación bien planificada y ejecutada por el equipo es esencial para garantizar el buen desarrollo, la seguridad y el éxito del evento. En este blog, le llevamos entre bastidores para descubrir lo que realmente se necesita para formar parte del equipo de un evento en un estadio, desde la planificación inicial hasta el desmontaje final.

Planificación de las operaciones del equipo

Comprender el resumen

Para lograr la máxima eficiencia, su proveedor de personal debe participar en el proceso de planificación lo antes posible. Su aportación durante las visitas al lugar y las reuniones de producción les permite comprender plenamente el alcance, anticipar los retos logísticos y señalar los posibles problemas antes de que surjan. La participación temprana también significa que pueden aprovechar la experiencia de eventos similares, ofreciendo conocimientos prácticos y sugiriendo soluciones que mejoran la seguridad, la eficiencia y la ejecución general.

Número de miembros del equipo

Para determinar el número de miembros del equipo, primero hay que comprender el tipo de evento, la asistencia prevista y la distribución y las exigencias del recinto. Cada evento tiene sus propios requisitos: por ejemplo, un concierto en directo puede necesitar más personal de apoyo que un evento deportivo debido a la complejidad del montaje, la iluminación y la logística de los artistas. Cuanto más detallado sea el resumen del evento, más precisión tendrá su proveedor a la hora de asignar el número adecuado de miembros del equipo para cada fase del montaje, el espectáculo y el desmontaje.

Requisitos especializados

Más allá del personal general, muchos eventos en estadios requieren una serie de funciones especializadas. Estas pueden incluir personal técnico, operadores de maquinaria y equipos, montadores, técnicos de audiovisuales o personal formado para trabajar en altura. Tener en cuenta estas necesidades en las primeras fases del proceso de planificación garantiza que todo esté cubierto y ayuda a evitar prisas de última hora para encontrar personal cualificado. Contar con los especialistas adecuados en las funciones adecuadas puede mejorar significativamente la eficiencia y la seguridad en el lugar del evento.

Recorridos y seguridad

Las visitas al lugar con el equipo de producción son fundamentales para detectar posibles problemas antes de que el equipo llegue al lugar. Ya se trate de identificar rutas de acceso difíciles, plazos de montaje ajustados o espacios de trabajo compartidos, la colaboración temprana ayuda a los equipos a planificar de forma más inteligente. También es esencial que todo el equipo esté plenamente informado sobre los protocolos de salud y seguridad y familiarizado con los riesgos específicos del lugar. Un equipo bien preparado no solo es más seguro, sino también más seguro y productivo durante los días de montaje y espectáculo, en los que la presión es mayor.

Logística

Horarios escalonados

El equipo debe estar preparado física y mentalmente para las exigencias de un evento en un estadio, y eso comienza con una planificación inteligente de los turnos. Los horarios escalonados ayudan a prevenir la fatiga, especialmente durante los largos periodos de montaje y desmontaje. Asegúrese de que se programen descansos en los turnos para que el equipo se mantenga concentrado, seguro y productivo durante toda la jornada.

Transporte y acceso

Al igual que los invitados, su equipo y los equipos de producción deben poder entrar y salir del recinto de forma eficiente.

Tenga en cuenta cómo los cortes de carretera, los horarios de entrega y los puntos de acceso limitados podrían afectar a la logística del equipo. Coordinar los planes de transporte con antelación ayuda a evitar retrasos y garantiza que los equipos críticos lleguen donde deben estar, cuando deben estar allí.

Instalaciones in situ

Para que todo funcione correctamente, asegúrese de que su equipo disponga de las instalaciones adecuadas. Esto incluye catering, zonas de descanso claramente señalizadas y puntos de comunicación designados para radios o reuniones informativas. El equipo no debe circular innecesariamente por las zonas de invitados: unas áreas de apoyo bien organizadas ayudan a evitar interrupciones en el evento y a mantener un entorno de trabajo profesional.

Seguridad y protección del público

Los equipos de seguridad desempeñan un papel fundamental que va más allá del control del público en la entrada. Dependiendo del evento, es posible que también necesite seguridad entre bastidores, guardias perimetrales y apoyo para las zonas restringidas. Tener en cuenta estas funciones desde el principio garantiza tanto la seguridad de los invitados como el buen funcionamiento de las zonas de producción.

Retos clave y soluciones

En recintos grandes, como los estadios, la comunicación se vuelve mucho más compleja. Por ejemplo, en un recinto como The O2, se puede tardar más de 10 minutos en ir de un lado al otro, por lo que es esencial disponer de radios y protocolos de comunicación claros para que todo funcione correctamente. Dependiendo de la escala, el recinto también puede dividirse en zonas, con responsables y jefes de equipo designados que supervisen las operaciones para mantener el flujo y responder rápidamente a cualquier problema.

Los estadios son también espacios públicos muy concurridos, lo que significa que las medidas de control de multitudes deben tenerse en cuenta en el calendario de producción. Las entradas y salidas deben planificarse en función de las horas punta de entrada y salida del público para evitar interrupciones innecesarias o problemas de seguridad. La gestión de los puntos de acceso es otra consideración clave: es posible que se necesiten entradas separadas para los artistas, la prensa, el personal y el público, a fin de agilizar los movimientos y evitar atascos.

El tiempo es otro factor importante. Muchos estadios son al aire libre o tienen una cobertura limitada, por lo que hay que prepararse para la lluvia, el viento o las temperaturas extremas. Desde retrasos hasta problemas inesperados en el recinto, los eventos a gran escala pueden presentar imprevistos, pero con un equipo experimentado y bien coordinado, estos retos se pueden afrontar con calma y eficiencia.

Coordinación con las autoridades

En el caso de los eventos a gran escala, la colaboración con los servicios de emergencia locales es una parte fundamental de la planificación. La coordinación con la policía, los servicios de ambulancia y los bomberos garantiza que todo el mundo esté preparado para responder rápidamente en caso de emergencia. Programar reuniones informativas conjuntas antes del evento ayuda a establecer canales de comunicación y funciones claros.

También es muy valioso trabajar en estrecha colaboración con el personal interno del estadio. Estos equipos conocen el recinto al dedillo y pueden ofrecer consejos prácticos sobre todo, desde los puntos de acceso hasta el flujo de público. Sus conocimientos pueden ayudarle a evitar errores comunes y optimizar el plan del evento.

Cuando se contrata a profesionales con licencia, como personal especializado, operadores de maquinaria o agentes de seguridad, es importante asegurarse de que todas las certificaciones y licencias estén en regla y actualizadas. Esto no solo ayuda a mantener la seguridad y el cumplimiento de la normativa en el recinto, sino que también garantiza que se trabaja con personas cualificadas para realizar el trabajo con un alto nivel de calidad.

Día del evento

El personal suele llegar temprano para registrarse, verificar su identificación y distribuir el equipo de seguridad. Una vez en el recinto, los jefes de equipo organizan a los equipos y los distribuyen por sus zonas, ya sea para montar escenarios, tender cables o instalar barreras. Durante el evento, los equipos técnicos gestionan el audiovisual y las retransmisiones en directo, permaneciendo a la espera de cualquier incidencia. Tras el espectáculo, el desmontaje es rápido, y los equipos trabajan de forma segura y eficiente para despejar el recinto, a menudo durante toda la noche.

¿Qué hace que todo funcione?

Para los grandes eventos en estadios, es esencial contar con un equipo experimentado y una excelente comunicación. Los equipos de producción valoran a los equipos proactivos y flexibles, capaces de adaptarse a la presión.

El personal para eventos en estadios no es solo una cuestión de números, sino de planificación, resolución de problemas, profesionalidad y proactividad.

Para trabajar con nuestro experimentado equipo, ponte en contacto con nosotros.