El personal de eventos es, sin duda, la columna vertebral de los eventos en directo. Trabajando en estrecha colaboración con equipos externos, compañeros y organizadores, se encargan de todas las tareas, desde el montaje hasta el desmontaje, un papel que requiere habilidad, precisión y trabajo en equipo. En realidad, su trabajo va mucho más allá de lo que normalmente se describe en el papel. En este blog, exploraremos las 12 funciones principales que garantizan el buen funcionamiento de los eventos.

Carga y descarga

La carga y descarga es exactamente lo que parece. El personal del evento traslada el equipo, el material, los decorados, los accesorios y cualquier otra cosa necesaria para el evento, ya sea desde los vehículos de transporte, como camiones y furgonetas, o desde el almacén del recinto hasta los espacios donde se va a utilizar. Al final del evento, el proceso se invierte y se devuelve todo a su ubicación original. Este trabajo es fundamental, ya que los eventos simplemente no podrían llevarse a cabo sin él. Una manipulación cuidadosa evita daños y garantiza que se tengan en cuenta todos los elementos. Suele realizarse al comienzo de la preparación del evento y de nuevo una vez que este ha finalizado.

Montaje del escenario

El montaje del escenario es la construcción de las estructuras físicas necesarias para un evento. Esto puede incluir gradas, plataformas, cubiertas, escaleras y elementos de seguridad como barandillas o barreras de protección. Un escenario estable y correctamente construido es esencial para la seguridad de los artistas, el equipo y el público. Los ejemplos van desde escenarios de conciertos y plataformas de festivales hasta stands de exposiciones y decorados de teatro. El montaje del escenario suele tener lugar después de que se haya completado la carga, antes de que comiencen las instalaciones técnicas, como la iluminación y el sonido.

Preparación de la iluminación

La iluminación puede ser determinante para el éxito o el fracaso de un evento. Debe prepararse e instalarse con antelación, lo que puede implicar el montaje de accesorios, el enfoque de las luces y la adición de geles o gobos. Una iluminación adecuada garantiza que el escenario o el recinto sean visualmente efectivos y seguros. Aunque todos los eventos utilizan algún tipo de iluminación, las configuraciones más complejas suelen encontrarse en conciertos, producciones teatrales, escenarios de festivales y exposiciones. Este trabajo se lleva a cabo después de montar el escenario, pero antes de que el evento comience.

Gestión de cables

La gestión de cables consiste en organizar y tender de forma segura los cables de alimentación, audio y datos durante todo el evento. Es fundamental que los cables estén correctamente colocados, fijados con cinta adhesiva y cubiertos por dos razones. En primer lugar, por seguridad: los cables sueltos o enredados pueden suponer un riesgo de tropiezo o dañarse por derrames. En segundo lugar, por la apariencia: una instalación ordenada mantiene el recinto con un aspecto profesional, en lugar de desordenado con cables por todas partes. Esto incluye todo, desde el suministro eléctrico del escenario y los cables de sonido o iluminación hasta las conexiones audiovisuales y las conexiones entre bastidores. La gestión de cables se suele llevar a cabo una vez finalizados el montaje del escenario y la preparación de la iluminación.

Apoyo al flujo de público

El apoyo al flujo de público consiste en guiar y gestionar a los invitados para mantener su seguridad y garantizar el buen desarrollo del evento. Esto puede implicar la instalación de barreras, la dirección de las multitudes, la gestión de las colas y la supervisión de los puntos de entrada y salida. Es importante prevenir riesgos como el hacinamiento, mantener la seguridad de los asistentes y garantizar una experiencia positiva. Esta función es esencial en conciertos, festivales, conferencias, espectáculos teatrales y exposiciones en los que hay grandes multitudes. El apoyo al flujo de público se lleva a cabo durante todo el evento, desde la apertura de puertas hasta que el recinto queda despejado.

Apoyo entre bastidores y al equipo

El apoyo entre bastidores y al equipo consiste en mantener todo en marcha detrás del escenario. Los miembros del equipo trabajan en estrecha colaboración con los artistas y los equipos técnicos, ayudando en todo, desde el traslado de equipos y atrezo hasta el apoyo en los cambios rápidos y el mantenimiento de la organización de las zonas entre bastidores. Este apoyo desempeña un papel fundamental a la hora de evitar retrasos y garantizar que todo el mundo disponga de un espacio seguro y funcional en el que trabajar. Se lleva a cabo durante todo el evento, desde el montaje y los ensayos hasta las actuaciones en directo y el desmontaje, y es esencial en conciertos, producciones teatrales, festivales y cualquier evento con operaciones entre bastidores.

Mantenimiento del recinto

¿Has oído el dicho «habitación desordenada, mente desordenada»? Ahora imagina eso a la escala de un festival o un concierto. El mantenimiento del recinto consiste en mantener el espacio del evento limpio, organizado y seguro, sin importar lo agitado que se ponga todo. Los miembros del equipo retiran los residuos, ordenan las áreas de trabajo, limpian los escombros y comprueban si hay peligros, asegurándose de que el recinto siga siendo funcional y profesional en todas las etapas. Es especialmente importante en recintos de festivales, salas de exposiciones, salas de conciertos y espacios para conferencias, y se lleva a cabo desde los primeros momentos del montaje hasta el desmontaje.

Supervisión de la salud y la seguridad

La supervisión de la salud y la seguridad es una de las tareas más importantes en el recinto. El equipo vigila de cerca el evento para asegurarse de que todo el mundo esté seguro y siga las normas. Comprueban si hay peligros, se aseguran de que se utilicen correctamente los equipos de protección individual, detectan riesgos y responden rápidamente si se produce algún incidente. Este trabajo es fundamental para prevenir accidentes, garantizar el buen funcionamiento del evento y proteger al personal, a los artistas y a los asistentes. En eventos a gran escala, el equipo supervisa la seguridad del público, inspecciona los escenarios y los equipos de iluminación y supervisa las zonas eléctricas o de maquinaria, manteniendo la vigilancia desde el montaje hasta el desmontaje.

Asistencia en espectáculos en directo

La asistencia en espectáculos en directo consiste en estar preparado para reaccionar y ayudar mientras se celebra el evento. Esto puede incluir gestionar ajustes de última hora, resolver problemas técnicos, ayudar a los artistas o al equipo y garantizar que el espectáculo se desarrolle sin problemas y según lo previsto. Es fundamental porque garantiza que el evento se desarrolle sin interrupciones importantes, mantiene la calidad y contribuye a la experiencia tanto de los artistas como del público. El equipo puede ser responsable de solucionar problemas de iluminación o sonido durante el espectáculo, gestionar cambios inesperados en el escenario o coordinarse con los equipos entre bastidores durante todo el evento.

Desmontaje y carga

El desmontaje y la carga se llevan a cabo al final de cada evento y consisten en desmontar todos los decorados, atrezo y escenarios, y luego devolverlos al almacén o transportarlos. El equipo es responsable de desmontar los escenarios, las estructuras, la iluminación y el equipo audiovisual, embalar las cajas y cargar los vehículos de forma eficiente y segura para evitar daños. Un desmontaje adecuado garantiza que todo el equipo se contabilice, se mantenga y esté listo para futuros eventos. Por último, el espacio o el recinto queda limpio, organizado y libre de peligros.

Detrás de cada evento exitoso hay un equipo de personal cualificado que trabaja sin descanso para que sea posible. Desde la primera carga hasta la última descarga, se aseguran de que los escenarios se construyan de forma segura, que las luces brillen perfectamente y que todos los invitados disfruten de una experiencia fluida y memorable. Aunque estas 10 funciones básicas cubren lo esencial, cada evento es único y el equipo a menudo asume innumerables tareas adicionales para satisfacer requisitos específicos. Su trabajo puede pasar desapercibido, pero es esencial para el éxito de cada evento, lo que demuestra que la magia de los eventos en directo realmente ocurre entre bastidores.

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