Un buen evento da la impresión de que todo sale sin esfuerzo desde fuera. Para conseguirlo, hay que confirmar docenas de pequeños detalles en las horas previas a la apertura de puertas, desde los puntos de acceso hasta las reuniones informativas y las comprobaciones finales del equipo, de modo que nada quede al azar una vez que empiecen a llegar los invitados. Esta lista de comprobación abarca todo lo que debe estar listo antes de que se abran las puertas, desglosado por áreas para que no se pase nada por alto.

Lugar del evento y acceso

• Horarios de entrada y salida de material confirmados por escrito con el lugar del evento
• Puntos de acceso identificados para el equipo técnico, los proveedores y los invitados, y cada uno de ellos claramente señalizado
• Zonas de aparcamiento y carga reservadas y comunicadas a todos los proveedores
• Todos los permisos o licencias (alcohol, ruido, cortes de carretera) confirmados como aprobados
• Límites de aforo del lugar del evento confirmados y comunicados a todo el personal encargado del control de acceso
• Se han entregado las llaves, los mandos o los códigos de acceso a las personas adecuadas, con un plan de contingencia en caso de que alguien pierda los suyos

Equipo técnico y personal

• Se ha confirmado el recuento final de personal según el turno, con los sustitutos designados
• Se ha informado a todo el equipo técnico sobre el programa del día, su función específica y a quién deben rendir cuentas
• Se han repartido y comprobado los uniformes, las tarjetas de identificación y cualquier EPI necesario antes de la apertura de puertas
• Se han establecido los horarios de descanso para que nunca falte personal durante las horas punta
• Se ha designado un único punto de contacto para cada área (salón, entre bastidores, técnica) para que los problemas se resuelvan sin lugar a dudas

Equipamiento y aspectos técnicos

• Equipos audiovisuales y de sonido instalados, comprobados y aprobados
• Se ha confirmado el suministro eléctrico en todos los puntos donde sea necesario, con generadores de reserva o cableado de repuesto in situ si existe riesgo de fallo
• Se ha instalado y comprobado la señalización desde la altura de la vista de los asistentes,
• Se han colocado las barreras y el equipamiento de control de multitudes y se ha comprobado que se ajustan al plan de aforo
• Se comprueba la conexión wifi o la conectividad si la venta de entradas, los pagos o las comunicaciones dependen de ella

Seguridad y cumplimiento normativo

• Se comprueban las salidas de emergencia, que deben estar desbloqueadas y libres de obstáculos
• Se confirma la disponibilidad de primeros auxilios en el recinto, comunicando su ubicación a todo el personal
• Se informa al personal de seguridad sobre los límites de aforo, los artículos prohibidos y los procedimientos de escalación
• Se revisa de nuevo la evaluación de riesgos el mismo día
• Cada jefe de equipo dispone de una lista impresa de contactos de emergencia

Experiencia de los asistentes

• Se ha probado de principio a fin el sistema de registro o venta de entradas, incluyendo cómo gestiona la pérdida de entradas, los cambios de nombre y las transferencias de última hora
• Se ha confirmado la disponibilidad del guardarropa y el espacio de almacenamiento, y se ha dotado de personal
• Se han establecido y comprobado las medidas de accesibilidad, incluyendo el acceso sin escalones y cualquier ajuste solicitado con antelación
• Se ha comprobado la señalización y la orientación desde la entrada de los asistentes, avanzando hacia el interior
• Se ha impartido una sesión informativa de bienvenida al personal de atención al público para que la primera interacción del asistente sea positiva

Recorrido final

Un recorrido no es una mera formalidad. Es la última oportunidad para detectar cualquier detalle que se haya pasado por alto.

• Una persona recorre todo el itinerario del asistente, desde su llegada hasta su asiento o la primera actividad
• Se confirma que todos los puntos de la lista de comprobación anterior están completados
• Cualquier problema de última hora se registra y se asigna a una persona concreta para su resolución, con un plazo límite antes de la apertura de puertas
• Se toma una decisión final sobre si el evento sigue adelante o no y se comunica a todo el equipo

Errores comunes, incluso entre organizadores experimentados

• Confirmar los límites de aforo con el personal de seguridad, pero no con el equipo de entrada que recoge las entradas, por lo que ambos datos no coinciden el día del evento
• Probar el equipo una vez instalado, en lugar de volver a hacerlo cuando se acerque la hora de apertura, cuando las condiciones ya han cambiado
• Informar al equipo sobre sus funciones, pero no sobre a quién acudir si algo sale mal
• Tratar el recorrido de prueba como una mera formalidad en lugar de como la última comprobación real antes de que lleguen los invitados

Hacerlo bien, siempre

Los equipos que gestionan bien esta fase no son los que tienen las listas de comprobación más largas. Son los que tratan esta lista como un documento vivo, revisado y vuelto a revisar hasta el momento de abrir las puertas, con una responsabilidad clara para cada punto de la misma. Esa suele ser la diferencia entre una apertura sin problemas y un caos en los primeros diez minutos.

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