Planificación del calendario de un evento: ¿Cuándo hay que contratar el servicio de seguridad, el personal y el apoyo técnico?
La mayoría de los problemas de los eventos no surgen el mismo día. Empiezan semanas antes, cuando el personal de seguridad, el equipo de trabajo o el soporte técnico se contratan demasiado tarde y los mejores equipos ya están comprometidos en otros proyectos. Saber cuándo contratar a cada parte del equipo de tu evento facilita todo lo que viene después: mayor disponibilidad, una planificación más clara y menos sorpresas in situ. Aquí tienes una guía práctica para elaborar el calendario de tu evento.
Cómo seguir el orden correcto
La seguridad, el equipo técnico y el apoyo técnico dependen unos de otros. Tu producción técnica determina cuántos miembros del equipo necesitas y cuándo. El número de miembros de tu equipo determina los horarios de trabajo y los turnos. Tu plan de seguridad suele influir en los requisitos del recinto, las licencias y las evaluaciones de riesgos. Si los reservas en el orden correcto, cada decisión se basa en la anterior. Si los reservas de forma descoordinada, acabarás teniendo que reelaborar los planes, buscar disponibilidad y pagar más por la cobertura de última hora.
¿Con cuánta antelación debes reservar?
El plazo adecuado depende de la envergadura de tu evento. A modo de guía general:
- Eventos estándar: al menos de 2 a 4 semanas
- Producciones más grandes o complejas: de 1 a 2 meses
- Grandes eventos internacionales: 2 meses o más
Cuanto antes reserves, más opciones tendrás a la hora de elegir al equipo que se encargará del evento.
Empieza por tus requisitos técnicos
Tu producción técnica es la base sobre la que se construye todo lo demás. Las decisiones sobre audiovisuales, montaje del escenario, iluminación y montaje de estructuras determinan cuánto tiempo llevará el montaje, cuántas personas necesitarás y cuándo deben estar en el recinto. Confirma tus especificaciones técnicas lo antes posible. Cuanto antes estén definidas, antes se podrán determinar adecuadamente las necesidades de personal y seguridad.
2 meses o más: eventos importantes e internacionales
Para eventos a gran escala, de varios días o internacionales, intenta reservar el personal de seguridad y el equipo técnico con al menos dos meses de antelación. Estos eventos requieren más personal, más coordinación y más tiempo para organizar los detalles prácticos, desde el viaje y el alojamiento hasta la acreditación y el acceso al recinto. Las fechas de temporada alta también se agotan rápidamente, por lo que, si tu evento coincide con un periodo de gran actividad en el sector, cuanto antes mejor.
De 1 a 2 meses: producciones más grandes o complejas
Para montajes más grandes, con varios escenarios o plazos ajustados, un plazo de 1 a 2 meses ofrece tiempo suficiente para una planificación adecuada y la asignación de recursos. Esto significa:
- La combinación adecuada de personal para la carga, el montaje, el espectáculo y el desmontaje
- Cualquier función especializada que necesite tu evento
- Un plan de seguridad adaptado a tu recinto, público y horarios
De 2 a 4 semanas: reservas estándar
Para eventos más pequeños o sencillos, intenta reservar con al menos 2 a 4 semanas de antelación. Esto le da tiempo a tu proveedor para formar el equipo adecuado y a ti para confirmar los detalles sin prisas de última hora.
La última semana: confirmación y instrucciones
Una vez contratado el equipo, los últimos días se dedican a asegurarse de que todo el mundo conozca el plan:
- Número definitivo de personal técnico y de seguridad, horas de incorporación y turnos
- Formación inicial sobre el recinto, EPI e instrucciones de salud y seguridad
- Despliegue de seguridad confirmado con el recinto
- Listas de contactos y puntos de contacto claros en el recinto
- Un plan de contingencia para cambios en el horario o el alcance
¿Qué ocurre si reservas demasiado tarde?
Si lo dejas para última hora, tus opciones se reducirán rápidamente. El personal de equipo y de seguridad con experiencia se agota, especialmente en temporada alta. Los costes pueden aumentar, hay menos tiempo para informar adecuadamente a los equipos y la presión recae en mayor medida sobre la organización. Un poco más de antelación es la forma más sencilla de proteger tu evento.
Calendario de reservas de referencia rápida
Confirma primero tus requisitos técnicos, para que podamos planificar el personal y la seguridad en función de ellos.
Seguridad y personal de un mismo proveedor
Alpha Crew ofrece tanto personal para eventos como servicios de seguridad con recursos propios. Contratar ambos servicios a través de un mismo equipo significa tener un único punto de contacto, una programación coordinada y equipos que reciben instrucciones de forma conjunta, para que nada se pase por alto.
¿Listo para planificar tu evento?
Ponte en contacto con Alpha Crew para comentar tus necesidades de seguridad y personal. Cuanto antes nos avises, mejor podremos ayudarte.
