El sector de los eventos puede parecer un mundo alejado de la vida real, con tantos términos y expresiones técnicas que empezar de cero puede parecer como intentar aprender un nuevo idioma. Con casi 10 años de experiencia en eventos, hemos aprendido algunas cosas y nos consideramos «expertos» en el sector.
Hemos recopilado algunas de las palabras y frases más comunes utilizadas por los profesionales del sector y les ofrecemos explicaciones detalladas. ¡Sigan leyendo para aprender la jerga!
1. A/V
A/V, también conocido como audiovisual, se refiere al sonido, la iluminación y la proyección utilizados en un evento.
2. Airwalls
Se trata de un término formal que solo se utiliza en contadas ocasiones. Básicamente, son paneles portátiles que se utilizan para dividir salas en secciones privadas más pequeñas, pero se conocen más comúnmente como «tabiques».
3. Tasa de abandono
Es el número de personas que no acudieron al evento el día de celebración, dividido entre el número de personas que se inscribieron para asistir al evento.
4. Back of House
Back of house se refiere a las áreas que los asistentes al evento no ven durante el mismo, normalmente áreas exclusivas para el personal.
5. BEO / PEO
El Banquet Event Order (orden de evento para banquetes) o Programme Execution Order (orden de ejecución del programa) son documentos que describen las instrucciones y la logística del evento, así como toda la información necesaria para su desarrollo.
6. Fechas restringidas
Son fechas a lo largo del año en las que los recintos, como los hoteles, suelen estar completos debido a la gran demanda. Por lo general, las fechas restringidas se sitúan en torno a las temporadas vacacionales.
7. Orden de cambio
Es un documento que los organizadores de eventos proporcionan a los recintos y proveedores en el que se describen los cambios introducidos en los acuerdos existentes en relación con un evento.
8. Plan de contingencia
El plan de contingencia también se conoce como «plan de respaldo». Lo diseñan los organizadores del evento con antelación para poner en marcha los procesos necesarios en caso de que se modifique o cambie el plan original del evento.
9. Ruta crítica/plan de tiempo crítico
La ruta crítica o el plan de tiempo es el guion detallado de un evento. En él se detallan todas las tareas que se deben realizar, quién las debe realizar y cuándo se deben realizar para llevar a cabo el evento.
10. DDR
La tarifa por delegado y día es el coste que supone para el recinto del evento cada asistente por día.
11. Viaje de familiarización
También conocido como «fam trip», es una visita al lugar del evento para que los profesionales del sector se familiaricen con el recinto, los proveedores y los suministradores.
12. I&D
I&D o «instalación y desmontaje» se refiere al montaje y desmontaje del equipo del evento.
13. Carga y descarga
La carga se refiere al periodo de tiempo dedicado a la instalación del evento, y la descarga se refiere al periodo de tiempo dedicado al desmontaje del evento y del equipo.
14. RFP
La solicitud de propuesta es lo que un organizador de eventos comparte con los proveedores del evento, en la que se describen las especificaciones y los requisitos del evento, a partir de los cuales el proveedor puede decidir si es capaz de cumplirlos.
